VarastoVahti Käyttöohje
WordPress + WooCommerce -lisäosa varastonhallintaan, ennusteisiin ja raportointiin.
1. Yleiskuvaus
VarastoVahti on ammattimainen varastonhallintatyökalu WooCommerce-verkkokauppoihin. Se tarjoaa yhdellä silmäyksellä:
- Varaston kokonaisarvon — ostoarvo, myyntiarvo, kate, ALV-erittely
- Ennusteet ja tilausehdotukset — kulutusnopeuden perusteella
- Historiatrendit — varaston arvon kehitys ajan myötä
- ABC-analyysin — tuotteiden luokittelu myynnin mukaan
- Automaattiset raportit — sähköpostiin tai muuhun järjestelmään
- Matalan varaston hälytykset
Lisäosa löytyy WP-hallinnasta valikosta: Tuotteet → Varastolistaus.
2. Asennus ja käyttöönotto
2.1 Vaatimukset
- WordPress 6.0+
- PHP 7.4+
- WooCommerce 7.0 tai uudempi
- Voimassa oleva VarastoVahti-lisenssi
2.2 Asennus
-
1
Lataa varastovahti.zip tai siirrä kansio polkuun /wp-content/plugins/varastovahti/.
-
2
Aktivoi lisäosa Lisäosat-valikosta.
-
3
Siirry Tuotteet → Varastolistaus → Lisenssi ja syötä lisenssiavain.
-
4
Aktivoinnin jälkeen lisäosa käy automaattisesti läpi viimeisen 365 päivän myyntihistorian taustalla.
2.3 Lisenssin aktivointi
- Lisenssi-välilehdellä syötetään ostettu lisenssiavain.
- Lisenssi varmennetaan PluginPlus-palvelimelta automaattisesti.
- Ilman voimassa olevaa lisenssiä toiminnot ovat poissa käytöstä — vain Asetukset ja Lisenssi -välilehdet näkyvät.
- Päivitykset tulevat suoraan WordPressin lisäosapäivitysten kautta lisenssin ollessa voimassa.
3. Käyttöliittymän välilehdet
Lisäosalla on seitsemän välilehteä. Käymme ne läpi järjestyksessä.
3.1 Yleisnäkymä
Pääsivu, jossa näkyvät:
- Tilastoboxit — ostoarvo (ALV 0 %), myyntiarvo (ALV 0 %), arvioitu kate ja tuote-/kappalemäärät
- Pikasuodattimet — Kaikki / Varastossa / Vähissä / Loppu
- Haku — nimen tai SKU:n perusteella
- Kategoriasuodatus
- Tuotetaulukko — tuote, SKU, ID, varastosaldo (värikoodattuna), ostohinta, myyntihinta, ALV %, rivikohtaiset summat
- Lataa CSV -painike — vie suodatettu listaus heti CSV-tiedostoon, joka avautuu suoraan Excelissä
- Tulosta raportti -painike — avaa tulostusystävällisen näkymän selaimessa, jonka voi tallentaa myös PDF-tiedostoksi
Värikoodaus:
Punainen
Varasto loppu
Keltainen
Vähissä (alle asetuksissa määritelty raja)
Vihreä
Varasto kunnossa
3.2 Ennusteet
Kulutusnopeus- ja tilausennustenäkymä:
- Keskimääräinen kulutus — kulutuksen keskiarvo 7, 30 ja 90 päivän ajalta
- Trendi — kasvaako vai laskeeko kulutus
- Varaston riittävyys — montako päivää nykyinen varasto kestää
- Tilauspiste — milloin tuote kannattaa tilata toimitusajan perusteella
- Suositeltu tilausmäärä — laskettu tavoitekattavuuden mukaan
- Ennusteet — 30 / 60 / 90 / 180 päivälle
Asetukset-välilehdellä säädetään: toimitusaika, tavoitekattavuus ja riittävyysvaroituksen raja.
3.3 Historia
Päivittäinen tilannekuva varaston arvosta:
- Trendikaavio 90 päivän ajalta
- Näyttää ostoarvon, myyntiarvon ja kappalemäärän kehityksen
- Tilannekuva tallennetaan automaattisesti kerran vuorokaudessa, kun ominaisuus on käytössä asetuksissa
- Historia säilyy niin kauan kuin tiedot ovat tallessa
3.4 ABC-analyysi
Pareto 80/20 -luokittelu myyntiarvon perusteella:
A-LUOKKA
80 % myyntiarvosta
(yleensä ~20 % tuotteista) — kriittisimmät tuotteet
B-LUOKKA
Seuraavat 15 %
Keskitason tuotteet
C-LUOKKA
Hännän 5 %
Ehdokkaita karsittaviksi
Auttaa kohdentamaan huomion oikeisiin tuotteisiin ja tunnistamaan ylimääräiset SKU:t.
3.5 Raportit
Raporttikeskus, jossa luodaan ja ajastetaan raportteja.
Raporttityypit (10 kpl)
Varastolistaus
Kokonainen varastolistaus suodattimineen
Varaston arvon kehitys
Varaston arvon historia kaaviona
Myyntiraportti
Myynti per tuote tai kategoria valitulta ajalta
ABC-analyysi
Tuotteiden luokittelu myynnin mukaan
Hitaasti liikkuvat
Tuotteet, jotka myyvät heikosti
Nopeasti liikkuvat
Myydyimmät tuotteet
Kate
Katelaskelma per tuote tai kategoria
Inventaari
Inventaarilistaus tarkastusta varten
Tilausehdotus
Suositellut tilausmäärät tilauspisteen perusteella
Kausivertailu
Vertaa nykyistä jaksoa edellisvuoden vastaavaan
Formaatit
Toimitustavat
Lataus arkistoon
Raportti tallennetaan ladattavaksi VarastoVahdin arkistoon.
Sähköposti
Lähetetään liitteenä määriteltyihin osoitteisiin.
Webhook
Lähettää raportin tiedot automaattisesti määrittämääsi verkko-osoitteeseen.
Ajastus
Raportit voidaan ajaa automaattisesti taustalla:
- Manuaalinen — vain kun "Aja nyt" -painiketta painetaan
- Päivittäin / Viikoittain / Kuukausittain
- Jokaisen pohjan vieressä — näkyy seuraavan ajon kellonaika
Arkisto
- Kaikki ajetut raportit listataan omalla arkistosivulla
- Lataa raportit suojatuilla latauslinkeillä
- Automaattinen siivous 60 päivän jälkeen
3.6 Asetukset
Yksi näkymä, jossa kaikki säädöt:
| Asetus | Selitys | Oletus |
|---|---|---|
| Ostohinnan lähde | Mistä tuotteen tiedoista ostohinta luetaan | WooCommercen ostohinta |
| Oletus-ALV % | Käytetään kun tuotteella ei ole verokorttia | 25,5 |
| CSV-erotin | ";", "," tai tab | ; |
| Desimaalimerkki CSV:ssä | "," tai "." | , |
| Matalan varaston raja | Kpl, jonka alle merkitään "vähissä" | 10 |
| Matalan varaston hälytys | Päivittäinen sähköposti, kun tuotteita rajan alla | pois päältä |
| Hälytysosoite | Mihin sähköpostiin hälytys lähetetään | sivuston admin |
| Ajastettu CSV-raportti | Päivittäin / Viikoittain / Kuukausittain | pois päältä |
| Toimitusaika (pv) | Käytetään tilausehdotusten laskennassa | 14 |
| Tavoitekattavuus (pv) | Kuinka moneksi päiväksi tilausehdotus mitoitetaan | 60 |
| Riittävyysvaroituksen raja (pv) | Milloin näytetään varoitus varaston loppumisesta | 14 |
| Myyntihistorian pituus (pv) | Kuinka pitkä myyntihistoria huomioidaan käyttöönotossa | 365 |
| Päivittäinen tilannekuva | Tallenna varaston arvo trendiseurantaa varten | päällä |
3.7 Lisenssi
- Aktivointi / deaktivointi
- Lisenssin tila ja voimassaoloaika
- Yhdistettyjen sivustojen määrä
- Manuaalinen tarkistus
4. Yleiset käyttöskenaariot
"Haluan tietää varaston arvon juuri nyt"
→ Yleisnäkymä: tilastoboxit ylhäällä näyttävät ostoarvon, myyntiarvon ja katteen reaaliajassa.
"Mitä pitäisi tilata seuraavaksi?"
→ Ennusteet-välilehti tai Raportit → Tilausehdotus: lista tuotteista joiden varasto on lähellä tilauspistettä, suositellut tilausmäärät mukana.
"Haluan kuukausittaisen myyntiraportin sähköpostiini"
→ Raportit: luo uusi raporttipohja → tyypiksi Myyntiraportti, muodoksi Excel, toimitukseksi Sähköposti, ajastukseksi Kuukausittain. Tallenna.
"Mitkä tuotteet seisovat hyllyssä?"
→ Raportit → Hitaasti liikkuvat tai ABC-analyysi: katso C-luokan tuotteet.
"Tarvitsen inventaarilistan tulostettuna"
→ Raportit → Inventaari muodossa PDF → lataa ja tulosta.
"Minulle ilmoitetaan kun tuotteita on vähissä"
→ Asetukset: ota Matalan varaston hälytys käyttöön, säädä raja ja sähköpostiosoite.
"Haluan viedä tiedot Exceliin"
→ Yleisnäkymä → Lataa CSV. Tiedosto avautuu suoraan Excelissä myös suomenkielisillä merkeillä. Erotin ja desimaalimerkki ovat säädettävissä asetuksista.
5. Tekniset huomiot
5.1 Ostohinnat
- Luetaan oletuksena WooCommercen omasta ostohintatiedosta (Cost of Goods)
- Tukee myös yleisimpiä muita ostohintakenttiä
- Tuotevariaatio käyttää päätuotteen ostohintaa, jos sillä ei ole omaa
- Lähde on vaihdettavissa Asetukset-välilehdeltä
5.2 ALV-laskenta
- Ensisijaisesti tuotteen oman verokannan mukaan
- Tuotevariaatio käyttää päätuotteen verokantaa, jos sillä ei ole omaa
- Jos verokantaa ei ole määritelty, käytetään asetuksissa valittua oletus-ALV:tä (25,5 %)
5.3 Suorituskyky
- Yhteenvedot ja listaukset latautuvat nopeasti, koska tiedot säilytetään välimuistissa
- Tiedot päivittyvät automaattisesti, kun tuotetta tai varastoa muutetaan
- Toimii sujuvasti myös suurissa, yli 10 000 tuotteen varastoissa
- Raportit, hälytykset ja laskennat ajetaan taustalla, joten kauppasi ei hidastu
5.4 Turvallisuus
- Lataus- ja raporttilinkit on suojattu väärinkäytöltä
- Vientitiedostot suojataan haitallisilta kaavoilta
- Ulkoiset osoitteet tarkistetaan automaattisesti turvallisuuden varmistamiseksi
- Tiedostot tallennetaan turvallisesti suojattuihin kansioihin
- Lisenssiyhteys käyttää aina salattua yhteyttä
- Käyttö vaatii WooCommercen hallintaoikeudet
5.5 Yhteensopivuus
Lisäosa toimii WooCommercen kaikilla tilausten tallennustavoilla — niin uudella, nopeammalla tilausten hallinnalla (HPOS) kuin perinteiselläkin.
5.6 Kieli ja käännökset
Lisäosa on suomenkielinen ja tarvittaessa käännettävissä muille kielille.
6. Vianmääritys
Ongelma
Tilastot näyttävät 0 €
Ratkaisu
Tarkista Asetukset → Ostohinnan lähde; tuotteilla on oltava ostohinta tallennettuna.
Ongelma
Skandit näkyvät väärin Excelissä
Ratkaisu
Tiedosto avautuu normaalisti suoraan oikein. Jos merkit näkyvät väärin, valitse tiedostoa avatessa merkistöksi UTF-8.
Ongelma
Ennusteet ovat tyhjiä
Ratkaisu
Myyntihistorian käsittely on vielä kesken. Ennusteet täydentyvät, kun historia on käyty läpi (oletuksena 365 päivää).
Ongelma
Historia on tyhjä
Ratkaisu
Ota Päivittäinen tilannekuva käyttöön asetuksista; ensimmäinen tallentuu seuraavan vuorokauden aikana.
Ongelma
Sähköposti ei tule perille
Ratkaisu
Tarkista, että sivustosi lähettää sähköposteja oikein. Suosittelemme erillistä sähköpostin lähetyslisäosaa.
Ongelma
Lisenssi ei aktivoidu
Ratkaisu
Tarkista että palvelin tavoittaa https://pluginplus.fi; tarkista avain.
Ongelma
Raportti epäonnistuu
Ratkaisu
Yritä uudelleen hetken kuluttua. Jos ongelma jatkuu, ota yhteyttä tukeen.
7. Tietojen tallennus
Lisäosa tallentaa tietonsa omiin tietokohteisiinsa verkkokauppasi tietokantaan:
Kaikki tiedot tallennetaan oman verkkokauppasi tietokantaan. Ne luodaan automaattisesti käyttöönotossa, eikä sinun tarvitse huolehtia niistä.
8. Poisto
9. Tuki ja yhteystiedot
Etkö löytänyt vastausta dokumentaatiosta? Lähetä tukipyyntö suoraan, niin vastaamme nopeasti.
Ota yhteyttä tukeen